Не важно, какой формат будет у мероприятия. В любом случае провести всю организационную работу будет ой как не просто. Я не уверен, что человек без опыта вообще сможет с этим справиться. Именно поэтому я считаю, что подобную работу нужно доверять профессионалам. Вот эта фирма, например, занимается организацией мероприятий в Москве:
http://eventum-premo.ru/ Можете с ними связаться и все разузнать